تنظيم كبار الشخصيات VIP

قبل الفعالية بأسبوعين نتواصل مع مكتب كل ضيف VIP: تأكيد الحضور، التوقيت المتوقّع، تفضيلات الطعام، الحساسيات، أيّ متطلبات بروتوكولية خاصّة، وقائمة المرافقين. كل هذا يُدوّن في ملف الضيف الشخصي.

ترتيب الجلوس وفق سُلّم الرتب الرسمي: الأمير الراعي في الوسط، ثم الوزراء عن اليمين واليسار حسب الأقدمية، ثم المسؤولون والسفراء. أيّ خطأ في الترتيب يُعتبر إساءة بروتوكولية. نضع خريطة جلوس مكتوبة ومُعتمدة من الجهة.

إذا كان الضيف سيُلقي كلمة: نُجهّز الـTeleprompter، نُجرّب الميكروفون قبل الجلسة، نُنسّق مع مدير المرحلة. إذا كان سيُقصّ الشريط: نُحضّر المقص الرسمي، نُجهّز الكاميرات الثلاث، نُعطي إشارة موسيقية. كل مشاركة مُخرَجة بدقّة.

في نهاية الفعالية يحصل الضيف على Welcome Gift فاخر: عطر سعودي، تحفة فنّية بالهوية، كتاب فاخر، أو ساعة محفور عليها شعار الجهة. إضافة لذلك ألبوم صور شخصي من اللحظات الرسمية يُرسَل لمكتبه خلال 48 ساعة.